Que ce soit dans la vie personnelle ou dans le milieu professionnel, l’archivage informatique est un concept intéressant. Il permet de stocker et sécuriser des données. Avec le numérique, il est possible d’avoir des documents digitalisés et dupliqués pour plus de sécurité.
L’archivage informatique, c’est quoi exactement ?
L’archivage informatique est le fait de numériser des documents papier. Ce principe concerne l’enregistrement et la sauvegarde de documents dans une version digitale. Au moyen d’un scan ou d’un simple enregistrement, il permet de numériser tout type de documents papier. Auparavant, on utilisait principalement des CD-Rom et des disquettes, puis des disques durs externes. Actuellement, il est possible d’avoir un très grand espace de stockage virtuel, en louant un serveur de base de données ou en optant pour une solution « cloud computing ».
Qu’est ce qu’on gagne ?
L’archivage informatique permet de sécuriser les documents. Ce concept se fait en deux étapes : le stockage des documents en version digitale et leur sauvegarde. Une duplication est souvent réalisée par les entreprises pour une meilleure sécurité. La confidentialité est également de mise avec l’archivage numérique grâce aux codes. Pour les entreprises professionnelles, le gain d’argent et de temps est le principal avantage. La mise à jour de documents s’effectue rapidement et en temps réel. De plus, ce processus ne nécessite pas beaucoup de temps. Enfin, l’archivage numérique permet un gain d’espace par rapport à l’archivage physique, bien que celui-ci puise être externalisé.
Quel SAE choisir ?
Le SAE ou Système d’Archivage Electronique est un outil de système de gestion de contenu. Un bon SAE doit répondre à certaines formalités. En termes de blocs fonctionnels, il doit répondre à la norme ISO 14721 d’OASI (Open Archival Information System). Un outil certifié ISO 15489 de MoReq garantit de meilleures fonctionnalités. La grande métropole dispose de sa propre norme relative aux SAE depuis 2009 : l’AFNOR NF Z 42-013. Certains SAE sont inclus dans une seule solution : administration, gestion, consultation, livraison par papier ou en version numérique.
Pour les professionnels, nous conseillons néanmoins de confier la stratégie d’archivage électronique à une entreprise spécialisée.
Commentaires récents